5 причин автоматизировать рабочие процессы

5 причин автоматизировать рабочие процессы
Анна Лужанская

Автоматизация бизнес-процессов – это внедрение программного обеспечения, которое помогает сотрудникам компании избавиться от ежедневных рутинных действий, которые занимают огромное количество времени.
Другими словами, автоматизация бизнес-процессов – это простой подход к систематизации и контролю за критически важными для работы компании данными и действиями.

Но как же работает автоматизация?

Для начала стоит описать вполне реальный случай, который произошел в одной компании. Он отлично демонстрирует то, насколько важной является автоматизация бизнес-процессов.


Андрей работал маркетологом в довольно крупной компании, которая занималась изготовлением двигателей. Работал он там всего несколько недель, но уже успел понять почему ушел предыдущий сотрудник.

Он получил письмо от Ольги, которая занималась email-рассылками, в котором она просила утвердить письмо для новой email-кампании. Андрей открыл письмо, и первое, что бросилось ему в глаза — цепочка писем с огромным количеством правок для этой кампании. И чтобы дойти до итоговой версии письма, ему пришлось посмотреть все правки, которые были внесены остальными сотрудниками.

 

Важность автоматизации бизнес-процессов

 

Потратив время на просмотр всех правок, Андрей утвердил письмо. Спустя несколько дней он получил отчет от отдела продаж, в котором были указаны довольно небольшие суммы. Оказалось, что несмотря на внесение многочисленных правок, никто не изменил цену товара, и письмо было разослано со старой, неактуальной ценой.

На собрании Андрей попытался выяснить кто должен отвечать за внесение правильной информации о ценах, но вопрос так и остался без ответа.


Эта ситуация не отличается от множества подобных ситуаций в других компаниях.
На первый взгляд кажется, что все довольно просто, но в определенный момент допускается ошибка, и никто не хочет брать на себя ответственность за нее. Для многих руководителей, автоматизация бизнес-процессов – это именно то, что поможет им контролировать ситуацию и понимать кто за что отвечает, поскольку система отображает абсолютно все действия команды.

Компании, которые уже используют автоматизацию, на собственном опыте поняли насколько это эффективно. Они сократили расходы, сэкономили время на выполнение задач, а сотрудники смогли заняться куда более важной работой, чем просмотр правок для письма.

Также стоит учитывать то, что автоматизация бизнеса позволяет минимизировать человеческий фактор, что дает огромные преимущества. И сегодня мы рассмотрим 5 ключевых возможностей.

  1. Улучшение коммуникации

    Письма, заметки и разговоры во время перекура – хороший способ обсудить рабочие вопросы, но он ужасен для правильной организации работы.

    Автоматизированный рабочий процесс поможет вашей команде вести все дела в системе, к которой у всех будет доступ, а также сразу вносить туда данные, а при необходимости — визуализировать всю информацию.

    Программное обеспечение для автоматизации позволяет сразу же вносить данные в систему, а также визуализировать их, если это необходимо.

     

    визуализация данных

     

    Для Андрея это значило бы, что ему не нужно просматривать цепочку электронных писем и разбирать где и чья правка находится. Вместо этого, он смог бы посмотреть уже итоговую версию письма, и увидеть внесенные ранее правки коллег.

  2. Автоматизация распределения ответственности

    Вероятно, не всем сотрудникам понравится подотчетность и прозрачность работы. При автоматизации рабочего процесса за каждую задачу будет отвечать определенный сотрудник, и вы сможете видеть весь процесс выполнения работы.

    Это также поможет понять сколько времени занимают различные задачи и проекты.

    После внедрения такой автоматизации Андрею не пришлось бы спрашивать “Кто занимается этой задачей?” Каждый сотрудник знает, за какие задачи он несет ответственность, а также сроки их выполнения.

  3. Минимизация затрат и автоматизация исправления ошибок

    Все руководители хотят минимизировать затраты в бизнесе.

    Заменяя человеческий фактор автоматическим выполнением некоторых задач, вы сэкономите огромное количество времени, и соответственно — денег.

    Несвоевременная оплата платежей за товар, несвоевременное подтверждение и заключение сделки — очень дорогостоящие ошибки. Автоматизация также поможет сэкономить кучу времени, которое уходило на различные административные задачи.

     

    Автоматизация бизнес-процессов

     

    Автоматизация бизнес-процессов могла бы позволить команде Андрея избавиться от ошибок в работе. Вместо того, чтобы вручную искать информацию об изменениях, вырезать и вставлять текст для рассылки на последнем этапе работы, они могли бы быть уверены, что отправляют корректную и актуальную рассылку.

  4. Использование доски ведения проектов

    Автоматизация бизнеса не только поможет вам видеть статус отдельной задачи, но и в целом понимать как продвигается работа. Вы можете отслеживать количество выполненных, одобренных и отклоненных запросов, а также видеть время на выполнение каждой из задач. С помощью различных модулей, которые используются в системе от Tend ERP, вы можете улучшить все бизнес-процессы своей компании.

    Таким образом, вместо того, чтобы пытаться найти кто виноват, Андрей может проводить свои командные встречи, совершенствуя рабочий процесс и рассказывая о новых стратегиях работы.

  5. Внедрение прозрачной иерархии

    Когда вы создаете собственный рабочий процесс, вы можете передать полномочия для утверждения и закрытия задачи любому сотруднику, независимо от отдела, в котором он работает.

    Например, Андрей не хочет участвовать в каждой кампании, которая запускается. Однако, он хочет, чтобы его редактор видел все правки и информацию, перед тем, как запустить рассылку или рекламную кампанию.

    С помощью автоматизации он может настроить иерархию в своей команде, и убедиться, что нужные сотрудники видят и могут контролировать все проекты и задачи, прежде чем они будут запущены.

Таким образом, автоматизация бизнес-процессов поможет прописать четкий регламент работы как для Вас, так и для сотрудников. Больше не будет путаницы с документами, отчетами или поиском ответственных. Автоматизация гарантирует прозрачную работу всех отделов, а также простой и понятный процесс выполнения поставленной задачи.

Теги:

Комментарии:

Получите консультацию наших специалистов

Мы поможем с выбором и ответим на все интересующие вас вопросы.

Your browser is out-of-date!

Update your browser to view this website correctly. Update my browser now

×