5 советов: Как спланировать автоматизацию бизнес-процессов

5 советов: Как спланировать автоматизацию бизнес-процессов
Анна Лужанская

Когда в бизнесе дело доходит до автоматизации процессов, необходимо правильно выбрать программное обеспечение для управления бизнес-процессами.

Суть инноваций заключается в том, чтобы развернуть деятельность компании в специальной системе для оптимизации более эффективной работы.

Допустим, вы приобрели программное обеспечение для автоматизации процессов в административном отделе. Как результат, появилась вечная дилемма новичка – с чего начать? Как автоматизировать бизнес-процессы? Как убедиться, что автоматизация действительно помогает, а не просто указывает на недостатки в существующих этапах работы? Сколько нужно готовиться для перехода на систему автоматизации?

Если вы никогда не сталкивались с подобными вопросами – это может стать настоящим испытанием.

Мы выделили пять простых способов идеально спланировать автоматизированный бизнес-процесс.

Поговорите с вашей командой об автоматизации

Прежде чем купить инструмент автоматизации бизнес-процессов (CRM, ERP), поговорите с командой и убедите их в положительном влиянии автоматизации на их работу, а также оптимизацию рабочего времени. Эффективность нового инструмента зависит от того, насколько простым он будет в использовании.

 

Поговорите с вашей командой об автоматизации

 

Перед презентацией программного обеспечения, расскажите, почему автоматизация лучше ручной передачи данных: от каких рутинных обязанностей поможет избавить, какие этапы в работе сотрудников станут более эффективны, на какие именно обязанности появится больше времени, благодаря которым, возможно, сотрудники получат дополнительные бонусы.

Например, на вашем предприятии заказ через интернет-магазин не такой простой, как может показаться на первый взгляд. Без автоматизации возможна некоторая несогласованность между отделами продаж и логистики. Объясните коллегам на доступном примере плюсы автоматизации – теперь можно не беспокоиться по поводу передачи заказа между отделами, поскольку CRM-система позаботится об этом.

Первый шаг считается достаточно важным, поскольку на данном этапе вы делитесь своим видением о результатах реализации. А система автоматизации, в свою очередь, позволяет видеть ответственного за выполнение задачи и за процесс работы над ней.

Последовательно настройте рабочие процессы

Перед автоматизацией рабочих процессов убедитесь, что задачи, которые находятся в системе соответствуют требованиям и описанию для их выполнения. Если все же виртуальная модель рабочего процесса отличается от реальной – это может значительно усложнить ситуацию, что повлечет полный хаос в будущем. Главное – продолжайте вести рабочий процесс в системе, который основан на закреплении задачи за исполнителем и ее автором.

Например, автоматизация утверждения расходов будет более эффективной при условии постановки задачи между поручителем и исполнителем. Таким образом, окончательное утверждение не будет проходить через нескольких пользователей и менеджеров. Также учтите, что закреплять задачи за участниками без их ведома — это не очень хорошая идея.

Настройте правильную проверку

Когда дело доходит до создания схемы рабочего процесса или онлайн-формы, помните о структуризации, которая поможет обеспечить максимальную точность. Автоматизация бизнес-процессов должна быть легкой для каждого сотрудника в вашей команде, независимо от их технических навыков.

Предположим, вы собираетесь автоматизировать появление новых клиентов в системе. Для этого от клиентов требуется предоставление персональных данных (имя, email, номер телефона, фото или удостоверение личности).

При автоматизации данных шагов вы должны убедиться, что создаете форму с полями для захвата всей важной информации.

 

Настройте правильную проверку

 

Часто бывает так, что процессы взаимосвязаны. В таком случае, администраторы рабочего процесса должны создавать определенные условия.

Для примера возьмем те же отделы продаж и логистики. В интернет-магазине заказали товар и оплатили его. Со стороны отдела продаж – сделка завершена, но со стороны логистики – нет, поскольку товар не отправлен. В этом случае администратор системы создает специальное условие: как только менеджер по продажам принял заказ он ставит статус “обрабатывается”, а когда его оплатили – статус меняется на “обработан” и дальше задача переводится на отдел логистики. Специалист по логистике при обработке заказа ставит статус “готовится на отправку”, а при выполнении – “сделка завершена”. Таким образом, налаженный автоматизированный рабочий процесс позволяет эффективно управлять рабочим временем.

Дружелюбный подход к работе обеспечит быстрое знакомство пользователей с новой системой – это значительно уменьшит шансы на ошибку.

Будьте осторожны с конфиденциальными данными

На этапе планирования рабочего процесса обратите внимание на доступы к данным для остальных пользователей.

Например, информация, которая касается утверждения бюджета, является конфиденциальной и ее не должны видеть все сотрудники. В то же время, различные обучающие гайды могут оказаться очень полезными для новичков в команде.

 

Будьте осторожны с конфиденциальными данными

 

Для регулирования доступов к необходимому контенту можно воспользоваться специальными инструментами, например, такими как Confluence.

Исходя из потребностей, вы можете сделать необходимые поля скрытыми, редактируемыми или доступными только для чтения конкретным пользователям.

Управление доступами помогает поддерживать согласованность в рабочем процессе, а также содействует быстрому выполнению задачи без зацикленности на ненужных деталях.

Начните автоматизацию с малого

Внедрение системы автоматизации для вашего бизнеса может изменить подход к обработке будущих процессов, а также их оптимизации. Чтобы обеспечить оптимальный возврат ваших инвестиций, используйте инструмент правильно. Отличный способ добиться этого — поэтапная автоматизация, которая постепенно будет охватывать все больше бизнес-процессов.

Протестируйте инструмент на примере поставленных задач. Постепенно меняйте сложность задачи и задавайте более жесткие временные рамки. Динамика каждого рабочего процесса отличается, поэтому важно определить разумный срок для каждого и обеспечить их соблюдение.

Это более приемлемый и безопасный способ для тестирования нового инструмента, нежели идти на риск, фанатично пытаясь создать империю автоматизированного рабочего процесса. Скорее всего, в конечном итоге вы задумаетесь о новых кадрах для регулирования всего объема бизнес-процессов.

Автоматизация рабочих процессов меняет бизнес во всем мире в лучшую сторону. При условии четко налаженной работы ваша организация непременно извлечет из этого выгоду.

Если вы прочитали все пять способов планирования автоматизированного бизнес-процесса, то определенно уже приняли решение. Гибкая система управления Tend CRM открывает новый уровень управления бизнесом.
Стремитесь к большему, но начинайте с малого.

Теги:

Комментарии:

Получите консультацию наших специалистов

Мы поможем с выбором и ответим на все интересующие вас вопросы.

Your browser is out-of-date!

Update your browser to view this website correctly. Update my browser now

×