Как автоматизировать отченость

Как автоматизировать отченость
Анна Лужанская

Знаете ли вы, что автоматизация отчетности по KPI может свести затраченное на отчеты время до 15 минут?

Напомним, что KPI (ключевые показатели эффективности) – это измеряемое значение для отслеживания и анализа факторов, определяющих успех организации, а также демонстрации динамики и эффективности достижения бизнес-целей.

Ни одно предприятие не может обойтись без регулярной отчетности. Как правило, этот период наступает в конце месяца, когда нужно подвести итоги.

Представим, что такой период наступил в компании “Актор” и Олегу, маркетологу, необходимо подготовить несколько отчетов: затраты на онлайн-рекламу, количество и качество потенциальных клиентов, наиболее эффективные каналы. Вероятно, на эту задачу он потратит не менее 5 часов, после чего столько же – на оформление презентации. А теперь мы ему скажем, что весь процесс можно было бы сжать до времени, равного проведенному за чашечкой кофе.

Если вы до сих пор считаете, что ведение отчетности вручную – тягостная необходимость, мы вынуждены вас огорчить – это неэффективное управление временем… Тем более в эпоху цифровых технологий, способных оптимизировать буквально всё.

Успех компании зависит, в первую очередь, от налаженной работы, а это могут обеспечить такие системы автоматизации,
как CRM или ERP.

Чтобы адаптировать свою аналитику для отчетности, сперва необходимо автоматизировать рабочие процессы. Правильная настройка позволит собирать необходимые для обработки данные. А сэкономленное на сборе данных время можно затратить на более эффективный анализ. Так или иначе вы придете к тому, чтобы развернуть систему автоматизации отчетов.

Если вы все еще занимаетесь “переносом” данных и графиков в электронные таблицы с презентациями – мы можем предложить вам куда более эффективную систему для создания отчетов.

На примере инструмента Tend Marketing разберем, как автоматизировать систему отчетности.


6 шагов на пути к настройке автоматизации отчетности

 

Автоматизация бизнеса

 

Шаг 1. Определите ТОП рабочих маркетинговых инструментов для вашего бизнеса

Составьте список ключевых метрик, которые вам необходимы для работы. Это даст понять, каким функционалом должен обладать инструмент. Например, если вы занимаетесь интернет-продвижением, то потребуется отслеживать данные из Google Analytics, Facebook Ads и Adwords.

Шаг 2. Выберите инструмент отчетности, который максимально интегрируется с вашими ключевыми сервисами

Несмотря на прорыв в маркетинге и программном обеспечении продаж, ни одна система не может интегрировать все данные. Основная задача – подобрать инструмент, который позволяет охватывать около 80% необходимых функций. Ведь согласитесь, существует большая разница между инструментом отчетности, который интегрирует 145+ показателей из различных сервисов и тем, который предоставляет всего 11.

Некоторые инструменты отчетности могут быть сложными в настройке. Например, для оптимизации работы отдельных инструментов может понадобиться маркетолог, разработчик или другой специалист. Однако настройка такого рода будет удобна в использовании и максимально эффективна, особенно для масштабных предприятий.

Обязательно протестируйте функционал пробной версии ПО или ознакомьтесь с презентацией, которая позволит оценить пользовательский интерфейс.

Руководствуйтесь списком вопросов, чтобы правильно подобрать программу автоматизации отчетности:

  • Каким образом интегрируются данные?
  • Вам нужна ручная или автоматическая интеграция?
  • Насколько удобен интерфейс?
  • Как часто обновляются данные?
  • Имеются ли дополнительные функции?
  • Можно ли выбирать дизайн?
  • Как изменить доменное имя?
  • Вы ориентируетесь только на ежемесячные отчеты?
  • Нужны ли вам для работы отчеты “реального времени”?
  • Можно ли вносить свои предложения для разработки дополнительных модулей?

Шаг 3. Определите ключевые KPI

Вслед за постановкой целей определите наиболее важные KPI — показатели, которых вы стремитесь достигнуть. Очень важно, чтобы они соответствовали реальности.

 

 

Если вы хотите отслеживать доходы от органического трафика, подумайте о всех показателях, которые необходимы для достижения цели. Например, это могут быть данные из Google Analytics по органике. А чтобы действительно оценить прогресс, понадобится полная информация о поисковых запросах от MOZ, SEMRush или Google Search Console.

А теперь проверьте, способен ли выбранный вами инструмент отчетности предоставить все необходимые показатели из этих сервисов?

Шаг 4. Установите конкретные показатели для достижения цели

Установите цели в систему отчетности как некие контрольные точки, с которыми можно сравнивать дальнейшие результаты. Это как с менеджерами по продажам: перед ними стоит четкий план на месяц (контрольная точка), который крайне необходимо выполнить.

Шаг 5. Визуализируйте данные

Крайне важно выбрать удачный способ визуализации данных. Так вы сможете классифицировать информацию таким образом, чтобы она легко воспринимались. В этом заключается вся прелесть инструментов отчетности: вы загружаете данные из нескольких сервисов и сравниваете их друг с другом в удобном для вас формате.

Большинство инструментов отчетности предлагают широкий выбор визуализации данных: графики, таблицы, диаграммы, блоки.

 

показатели для достижения цели

 

Шаг 6. Определите план регулярного обмена результатами

Стратегия отчетности должна быть направлена на обновление показателей, а не заполнение таблицы раз в неделю. Например, Tend Marketing позволяет получить отчет за любой период времени: несколько дней, недель или месяцев. Важно определить, какой именно отчет вам требуется.

Но если есть большой объем трафика, потенциальных клиентов или рекламный бюджет, ежедневный отчет станет самым правильным решением.

 

Определите план регулярного обмена результатами

 

Помните, для четкого понимания большого количества информации лучше использовать несколько простых отчетов, чем один сложный.

Например, Tend Marketing позволяет настраивать разные периоды отчетности:

Ежедневно
Проводится для ежедневного контроля показателей в режиме реального времени.

Еженедельно
Используется с целью убедиться, не отстает ли компания от установленных ежемесячных целей.

Ежемесячно
Полноценный ежемесячный отчет для анализа полученных данных, которые позволяют корректировать стратегию компании.

Ежеквартально
Отражает динамику компании за последние 3 месяца (или дольше).

С гибкими датами
Задавайте нужные даты, которые будут показательны для вашего бизнеса.

Автоматизированные бизнес-процессы с настроенной отчетностью позволяют эффективно управлять временем, что позитивно отражается на реализации ваших задач. Ведь оставшееся время вы распределяете на анализ и улучшение качества отчетности.

В итоге, автоматизированная отчетность помогает не только быстро получить результаты, но и повысить эффективности работы.

Теги:

Комментарии:

Получите консультацию наших специалистов

Мы поможем с выбором и ответим на все интересующие вас вопросы.

Your browser is out-of-date!

Update your browser to view this website correctly. Update my browser now

×